POSIADAMY CERTYFIKAT SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ W OPARCIU O WYMAGANIA NORMY EN ISO 9001:2015

                Czcionka   A     +A     A++

Wykonanie kompleksowych prac archiwizacyjnych - nabór ofert zakończony

2017-08-02 01:04

Nabór ofert zakończony.

Wybrana oferta :

SYSTEM AD Łupij, Rogulski Sp.j.

03-450 Warszawa, ul. Ratuszowa 11

Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty

Ogłoszenie

Formularz ofertowy

 

ZAPYTANIE OFERTOWE
(niniejsze zapytanie ma formę rozeznania rynku i nie stanowi zapytania ofertowego w rozumieniu przepisów Ustawy Prawo Zamówień Publicznych)
Zwracamy się z prośbą o przedstawienie swojej oferty na poniżej opisany przedmiot zamówienia:
Wykonanie kompleksowych prac archiwizacyjnych w Dzielnicowym Biurze Finansów Oświaty – Wola m. st. Warszawy, z siedzibą w Warszawie, ul. Rogalińska 2


Termin realizacji zamówienia: do dnia 29 września 2017 r.
Kryterium oferty
- Cena: 60 %
- Referencje potwierdzające rzetelność wykonywania usług archiwizacyjnych oraz udokumentowane minimum 5-cio letnie doświadczenie w wykonywaniu usług archiwizacyjnych dokumentów, udokumentowanie posiadania przez pracowników wykonujących prace archiwizacyjne posiadanie dokumentu potwierdzającego ukończenie kursu archiwizacji I stopnia, lub ukończenia studiów – kierunek archiwizacja dokumentów – 40%
Zakres prac archiwizacyjnych przewidzianych do wykonania:
1. opracowanie dokumentacji: Wydziału Księgowości dokumentów znajdujących się w segregatorach, Wydziału Płac i Ubezpieczeń Społecznych, Wydziału Analiz i Planowania Budżetu, Zespołu Prawnego – ogółem 141,5 mb.
2. nadanie kwalifikacji dokumentacji do odpowiednich kategorii archiwalnych,
3. systematyzacja akt według komórek organizacyjnych oraz grup rzeczowych,
4. scalenie z wszystkich pomieszczeń archiwów dokumentacji płacowej i umieszczenie ich w pomieszczeniu przeznaczonym na archiwum Wydziału Płac i Ubezpieczeń
5. klasyfikacja dokumentów w układzie rzeczowym,
6. ułożenie chronologicznie dokumentów wg roku ich powstania,
7. oznaczenie segregatorów etykietami samoprzylepnymi z ich opisem i sygnaturą archiwalną,
8. opracowanie środków ewidencyjnych w formie bazy danych ( rejestracja każdego segregatora w programie MS EXCEL,
9. wprowadzenie do bazy danych następujących informacji: liczba porządkowa, znak teczki, tytuł teczki, daty skrajne od – do, kategoria akt, miejsce przechowywania akt w składnicy akt – topografia,
10. przygotowanie spisów zdawczo-odbiorczych w sposób umożliwiający bezproblemowe wprowadzenie ich do programu ARCHIWUM ISA firmy EMIKS,
13. wybrakowanie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej wraz ze sporządzeniem odpowiednich dokumentów brakowania – dokumentacja wydziałów DBFO – Wola w tym dokumentacja Wydziału Księgowości - 2011 r. – 78 mb.
14. wyłączenie z dokumentacji Wydziału Księgowości 2011 r. przeznaczonej do wybrakowania wyciągów bankowych zawierających płatności ZUS oraz Urzędu Skarbowego i ich zarchiwizowanie,
15. zarchiwizowanie dokumentacji Wydziału Płac i Ubezpieczeń Społecznych – kart wynagrodzeń rocznikiem oraz imiennym wykazem pracowników,
16. fizyczne zniszczenie wybrakowanej dokumentacji po otrzymaniu zgody z Archiwum Państwowego oraz wystawienie certyfikatu zniszczenia,
17. ułożenie dokumentów we wskazanym pomieszczeniu archiwum,
18. wprowadzenie w archiwum topografii zarchiwizowanych dokumentów.
Inne istotne warunki zamówienia przyszłej umowy:
1. Wykonawca usługi przyjmuje na siebie koszty związane z zakupem podstawowych materiałów biurowych, jak etykiety samoprzylepne służące do oklejania dokumentów, tekturowe teczki wiązane A4, koperty, klipsy archiwizacyjne na zaczepy.
Uwagi:
Wykonawca usługi zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu
1. wykonane prace archiwizacyjne na podstawie protokołu zdawczo – odbiorczego,
2. opracowane środki ewidencyjne dokumentacji w formie elektronicznej ( płyta CD)
3. dołączyć do oferty cenowej referencje potwierdzające rzetelność wykonywania usług archiwizacyjnych, udokumentowane minimum 5-cio letnie doświadczenie w wykonywaniu usług archiwizacyjnych dokumentów, udokumentowanie posiadania przez pracowników wykonujących prace archiwizacyjne posiadanie dokumentu potwierdzającego ukończenie kursu archiwizacji I stopnia, lub ukończenia studiów – kierunek archiwizacja dokumentów

 

Ofertę prosimy przesłać w terminie do dnia 16 sierpnia 2017 r. pocztą na adres:
Dzielnicowe Biuro Finansów Oświaty Wola m. st. Warszawy, ul. Rogalińska 2,
01-206 Warszawa
Faksem na numer: 22 535 61 24 lub pocztą elektroniczną na adres mailowy:
sekretariat@dbfo-wola.waw.pl lub złożyć osobiście w siedzibie DBFO – Wola m. st. Warszawy do godz. 1500 dnia 16 sierpnia 2016 r.

wróć

Oświata na Woli w liczbach :

Budżet 229.944.829 | Etaty 3122 | Uczniowie 21.752 | Placówki 69 | 906 oddziałów w tym 10 oddziałów kursów kwalifikacyjnych | 7 projektów realizowanych ze środków Unii Europejskiej